六大心法 助力知識工作者善用 GenAI

我的職業角色之一是建築師,從建築專案的設計工作及生命週期管理的視角來看,建築師通常在毫無頭緒的處境下開始工作,在充滿了模糊和變化的過程中完成工作。必須同時滿足客戶的要求與期待,又符合永續要求及各種法令規範。這個過程非常需要實踐經驗、同理心和直覺的能力與無比的耐心,特別是在反覆溝通問題和需求的過程中。

我嘗試在工作中使用生成式人工智慧(GenAI),協作複雜專案的需求分析及個案調查、研究以及發展設計創意概念的工作,可以強化專業工作能力,幫助我廣泛探索專案議題和嘗試設計的可能性。例如,在發展設計概念階段,使用文字敘事或草圖勾勒的方式使用 GenAI,快速嘗試多種風格迥異的設計方案內容,同時也可以用來做案例研究、基地與需求分析、專案管理規劃,協助我針對各種議題做分析、評估、規劃整體的設計及專案管理策略,並且在過程中提高品質及生產力。

但另一方面,GenAl 雖然可以在專案生命週期局部階段快速產出設計內容,但是並不能真正的完成工作,因為建築需求的複雜性,僅適合擔任輔助,若是直接採用它生成的內容,反而增加了專案後續階段設計工作的負擔、溝通成本及不確定性。

同時因為 GenAl 替代(省略)掉了一部份相當重要的建築師設計迭代思考分析的過程,我和專案團隊反而需要「後解釋」生成的結果和全部的過程,並且重新審查、分析和驗證 GenAl 生成內容的合規及可行性,這種必須在各階段不斷反向分析解釋設計內容,是過去極少有的工作方式;加上Al缺乏可解釋性,也就是不知道AI為什麼這麼做,反而使得工作更複雜而且困難。

正如同不同領域的專業工作者經驗,雖然,GenAl 帶來前所未有的數位工具使用體驗,讓工作者在工作效率、品質、創造與創新力、生產力以及方式方法的彈性等方面,增加了彈性與新可能。但也增加工作新負擔、品質的不確定性、倫理的風險以及商業模式在未來可能的新變化。

面對這樣的情境,建築師和知識工作者若想要得到GenAl帶來的創新機會並且緩解威脅,可以依循哪些調適與變革的原則呢?

管理大師彼得杜拉克在他的《創新與創業精神》一書中提到的「新知識」和「認知的改變」,正是這一波人工智慧的對社會及工作者產生的作用,也為知識工作者帶來創新的機會。依據書中所提到的原則和實際經驗,建議知識工作者在使用GenAI協作時,可以嘗試以下六大心法,從思維到工作流程、能力:

原則 1:擁抱變化,激勵創新

根據英國 RIBA 2023 年調查發現,有 50% 左右受訪的建築工作者回饋,GenAl 對設計工作在創新、創意方面有積極的效益,同時有 65 %認爲對生產力有正面影響。

然而,未來充滿不確定性,唯有擁抱變化,回應這個總是充滿各種未知和不確定性的世界,透過跨領域的持續學習與協作,強化自己的應變能力、激勵創新,才能夠用新的方式和方法來回應各種挑戰和機會。

以建築設計工作情境為例,建築師應用Al的優點發揮展現創意和專業能力,和工作團隊一起彈性調整設計作業程序以適應 GenAl 的泛化和機率特性,重新定義和設計人機協作的流程及方法,擴展設計思維的探索和發展,嘗試各種可能性以得到創新的靈感和解決問題的方案,積極回應客戶的不同需求及商業競爭環境的變化,同時還能符合自己的專業需求與商業目的。

原則2:以初學者心態建立新知識與新能力

人工智慧是以大數據、神經網路及演算法技術為基礎的決策輔助系統,幫助人們處理複雜且重要的問題,並藉以產生決策。但是由於 GenAl 產生的結果具有隨機性,同時受限於工作者的核心能力(專業知識、問題意識、敘事能力),以及對人工智慧模型及演算法原理的認知落差(數位素養),導致使用 GenAI 呈現出來的創新、創造力和生產力有著極大的差距。

以初學者的開放及好奇心態,開始探索嘗試 GenAI 應用在合適的工作階段,迭代累積成功經驗和模式,學習新知識與技能,擴展並強化自己的核心知識、技能以及 Al 的數位素養,讓自己具備更完整辨識、評估、規劃及自我調適的新能力,同時創建工作及事業發展的新目標、途徑和創新商業模式。而這個方式同時也適用於其他知識工作者。

原則 3:強化定義問題的能力

有意義的重要問題(對的問題),才有解題的價值,不只是客戶願意付錢,還具有社會、環境和經濟發展影響力。建築師的專長之一,就是以獨特且美麗的方式定義並且解決問題,這也是我們工作的價值基礎。

定義問題和解題同樣需要創意和創新的方式,並且與客戶們溝通的過程中,要有能力嘗試各種不同對話方式、研究分析出真正有意義的問題,並且決定什麼才是重要的。

的確,這非常複雜而且困難,但正因為這些工作過程,不是神經網絡和演算法技術可以獨立自主處理的,也正是建築師和知識工作者面對人工智慧威脅時,最不可取代的價值。

原則 4:工作流程及方法「再設計」

40 年前 Computer Aided design (CAD),建築師由鉛筆繪圖改用繪圖板和滑鼠工作,改變的是工具方法。現在的GenAI,則是更進一步進入到思維及協作過程的人工智慧輔助設計 Artificial Intelligent Aided Design (AIAD),影響的層面不再只是工具操作作業方法,而全面翻轉人機互動與思維協作的作業流程。

設計是建築師與客戶反覆迭代進行對話的過程,包含了人類思維脈絡下的連續性決定。所以,手繪畫出各種的線條組合成視覺上的空間,看似胡亂塗鴉的線條或擦拭痕跡,對建築師、客戶或其他參與者具有獨特意義,因為那是所有參與者的意識和思維的軌跡。當設計內容完成時,這份設計成果,實質上已經被人們自主審查過,並且構成及修改的思考脈絡清晰可見。

這樣的過程,在使用 GenAI 時消失了。所以,為了讓 GenAl 能夠在工作上發揮正面積極的作用,必須和團隊一起全面回顧業務流程,不斷嘗試再設計各種工作的流程,並且考慮不同流程的交互影響,讓 GenAl 嵌入在新的設計工作方法和流程中,能夠全面化而且系統性的強化競爭力和創造力和高效完成工作,不只是只部份單點、零星和碎片化的改變。

原則 5:調適認知和價值主張

彼得.杜拉克在書中提到,創新必須配合創新者的擅長優勢,並且以市場為導向,才能對社會經濟體系產生影響。

建築師和知識工作者的價值主張並非是以最快、最大數量的產出,而是倚賴專業經驗和能力為基礎,以滿足客戶需求的服務和交付成果為價值,這同時涉及到具有長期價值的目標客群是誰,以決定獲得業務的途徑及收入。 所以,GenAl 雖然能快速大量產出內容,但不會因此而侵蝕或擴大建築師和知識工作者既有的價值和機會,尤其是Al並沒有如同建築師所擅長的定義問題的能力的優勢。

只積極追求工具技術進展,就希望能夠完成工作與價值主張的交付,無異緣木求魚,建築師必須認知,競爭力的主要根源是擁有卓越的專業能力和價值主張。同時因為客戶的認知、新需求與工具技術的發展是動態的變化,應用合適的工具輔助發揮創造與創新力,為客戶完成工作交付價值,才是建築師及知識工作者創新發展永續經營的根本。

我相信這個價值觀和商業模式原理,同時適用於任何知識工作者,即使他們不必像建築師一樣的同時處理人、空間、環境與經濟的交互影響問題。

原則 6:回應新現實,尋找新定位

高齡少子化的社會結構變化,世代衝突與隔閡,形成工作者兩極化以及社會經濟與環境需求更模糊快速變化的新現實,弭平個人及組織的創造與創新能力的落差是兩極化時代所有工作者的共同考驗。

GenAl 帶來前所未有的數位⼯具使⽤體驗,令人充滿想像與期待,建築師和知識工作者除了持續學習,善用科技之外,更需要專注在專業的創新與溝通協調工作上,和團隊一起定義價值主張和新目標,根據新的目標與價值主張為個人與組織重新定位角色及工作,以滿足商業模式、業務發展的各種需求。這是根本的管理邏輯和商業競爭策略,更是個人與組織永續發展的重要關鍵行動。

透過這個過程,多元世代的工作者得到創新價值與角色定位,讓年輕人得到充分發揮創意、實踐專業和累積經驗的機會;而中高齡工作者站在既有的基礎上,還能夠與團隊在既有和新的領域成長茁壯。跨世代共同學習新知識和技能,協作創新持續成長,成功到達新的目的地。

然而,當人人對永續發展和企業 ESG 的宣言琅琅上口,知識工作者也在尋找發展創新機會的同時,我們應如何評估及決定 GenAI 的應用發展及佈署策略?這些策略不僅要滿足當前的需求,還要能夠創造長期的社會經濟和環境的繁榮與和平的成果。唯有如此,才能確保Al科技的發展能夠為社會帶來真正的福祉。我想,這是每個人與企業需要更進一步深刻思考的議題。